事例: 申請書業務の月次更新
想定業務: 毎月同じ様式に数値・日付・申請者情報を差し替えて提出する運用。
課題
- 前月データの消し忘れ、更新漏れが発生
- 複数ページで同一項目を手作業更新していた
- 担当変更時に前提情報が引き継がれにくい
運用手順
- 前月のプロジェクトZIPを開く
- 更新が必要なタグ値（年月、金額、申請者情報）を一覧で更新
- ページ順と添付資料を確認し、必要なら並べ替え
- 提出前チェックリストで最終確認
- 提出版PDFと次月用ZIPを保存
効果
- 同名項目の更新漏れを抑制
- 差し戻し時の再修正が高速化
- 担当引き継ぎ時の理解コストを削減